Ihre Nebenkostenabrechnung vom ... (Datum) habe ich / haben wir erhalten. Bevor wir / ich die Nebenkostenabrechnung akzeptiere/n, würden wir / ich gerne die entsprechenden Belege einsehen. Ich/Wir bitten um einen Terminvorschlag. Sie können uns auch die entsprechenden Kopien zuschicken; die insoweit anfallenden Kosten werden wir in angemessener Höhe erstatten. 

Bereits im voraus vielen Dank für Ihr Bemühen.

2. Textbaustein bei unplausibler Abrechung

Ihre Nebenkostenabrechnung vom ... (Datum) kann ich / können wir so nicht akzeptieren. Aus der Abrechnung wird nicht deutlich:

........  (Aufzählung der Umstände, die dazu führen, dass die Abrechnung unverständlich sind; z.B.: keine Aufschlüsselung der Einzelpositionen, keine Angabe der Gesamtkosten und/oder des Verteilerschlüssels)

Bitte erstellen Sie eine neue und fehlerfreie Abrechnung. Sobald mir / uns die fehlerfreie Abrechnung zugegangen ist, werden ich / wir den entsprechenden Nachzahlungsbetrag zahlen.

3. Textbaustein bei Umlage von nicht umlagefähigen Kosten

Ihre Nebenkostenabrechnung vom ... (Datum) kann ich / können wir so nicht akzeptieren. In der Abrechung sind folgende nicht umlagefähige Kosten enthalten:

.....      (Aufzählung der Kosten, die nach Ihrer Prüfung nicht umlagefähig sind)

Die genannten Kosten sind deshalb nicht umlagefähig, weil in unserem Mietvertrag insoweit eine andere Vereinbarung getroffen wurde (bzw. weil die Umlage gesetzlich nicht zulässig ist).

Bitte erstellen Sie eine neue und fehlerfreie Abrechnung. Sobald mir / uns die fehlerfreie Abrechnung zugegangen ist, werden ich / wir den entsprechenden Nachzahlungsbetrag zahlen.

4. Textbausteine bei Verstoß gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit

a) Im ersten Schreiben: Aufforderung zur Erklärung

Bezüglich Ihrer Nebenkostenabrechnung vom ...  (Datum) musste/n ich /wir feststellen, dass die von Ihnen abgerechneten Verträge (Versicherung, Hausreinigung, Aufzug) gegenüber den üblichen Marktkonditionen sehr teuer sind. Ich / wir bitte/n Sie darzulegen, warum dies so ist.

b) Falls eine plausible Antwort nicht erteilt wird: Zweites Schreiben

Ihre Nebenkostenabrechnung vom ... (Datum) kann ich / können wir so nicht akzeptieren. Die Art und Weise Ihrer Hausverwaltung verstößt gegen ihre Pflicht zum sparsamen Umgang mit den Vorauszahlungen der Mieter. Folgende Abrechnungspositionen sind betroffen:

.....      (Aufzählung der Positionen, die nach Ihrer Prüfung gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit verstoßen)

Die genannten Dienstleistungen gibt es auf dem freien Markt wesentlich günstiger. Eine plausible Erklärung für diesen Zustand   auf mein / unser Schreiben vom .... (Datum) erfolgte Ihrerseits nicht.

Die geforderte Nachzahlung werde/n ich / wir aus diesem Grunde nicht bezahlen.