Auch wenn im Betrieb kein Betriebsrat existiert, hat der Arbeitnehmer das Recht, Einblick in seine Personalakte zu nehmen, § 83 Betriebsverfassungsgesetz. Das Einsichtsrecht besteht auch dann, wenn die Akten nicht im Betrieb selbst, sondern auf Unternehmensebene oder in einem überbetrieblichen Verbund geführt werden.

1. Begriff Personalakte

Ob eine Personalakte vorliegt, hängt weder von der Bezeichnung, noch von der Form. Entscheidend ist allein der Inhalt: Erforderlich aber auch ausreichend sind schriftlich festgehaltene Daten oder Vorgänge, die sich auf den Arbeitnehmer beziehen. Hiervon sind auch sog. Sonder- und Nebenakten, einschließlich der Unterlagen des Werkschutzes, umfasst.

2. Gegendarstellung und Berichtigung

Der Arbeitnehmer hat das Recht, zum Inhalt der Personalakte Erklärungen abzugeben, die den jeweiligen Vorgängen hinzugefügt werden müssen.
Das Recht geht nach verbreiteter Ansicht über die reine Gegendarstellung hinaus: Es können auch Erklärungen zu bisher nicht aktenkundigen Vorgängen aufgenommen werden, die einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben.
Enthält die Personalakte unrichtige Aussagen, so hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung. Ist die Richtigkeit bestimmter Angaben zweifelhaft, kann der Arbeitnehmer nicht nur eine Gegendarstellung abgeben, sondern auch die Entfernung des Vermerks verlangen. 

3. Vertraulichkeit

Selbstverständlich ist de Inhalt der Personalakte vertraulich. Für den Arbeitgeber bedeutet das, dass er die Akte nicht an Dritte weitergeben darf. Handelt es sich um medizinische Beurteilungen, muss der Arbeitgeber durch die Art der Verwahrung sicherstellen, dass nur aus berechtigtem Anlass auf die Akte zurückgegriffen werden kann.
Daneben ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Zahl der mit der Akte in Berührung kommenden Sachbearbeiter weitestgehend zu begrenzen.

4. Personal-"Akte" im Computer

Daten der Arbeitnehmer werden in der heutigen Zeit oftmals nicht mehr in Handakten, sondern in einem sog. Personalinformationssystem in einem Computer gespeichert. Die Zulässigkeit der Speicherung und Auswertung der in einem solchen System bestimmt sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz. Danach ist die Speicherung und nachfolgende Auswertung nur insoweit zulässig, wie dies zur Durchführung der Arbeit und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses unbedingt notwendig ist.

Auch insoweit hat der Arbeitnehmer grundsätzlich ein Recht zu erfahren, was über ihn gespeichert ist.

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